Satınalma Sistemi Prosedürü

SATINALMA SİSTEMİ KURMAKTAKİ AMACIMIZ;

Tedarik yönetimi çatısı altında, satın alma departmanını hedefleri talep edilen malzemelerin dağıtımını;

• istenen zamanda
• istenen kalitede
• ve mümkün olan en düşük fiyatta

sağlamaktır.Bunun için aşağıdaki şu bilgiler net şekilde belirlenmelidir.

• Satın alma bilgisi
• Teklif yönetimi
• Satın alma sipariş istekleri
• Satın alma siparişleri
• Sipariş yönetimi, doğrulanması (faturaya göre)
• Taslak anlaşmalar
• Fatura kontrol

SÜREÇLER;

Hızlı Fiyat Araştırma

• Satınalmacılar herhangi bir ürün veya hizmet ile ilgili Fiyat Araştırma Formu doldururlar
• Form satınalma komisyonuna e-mail ile gönderilir
• Satınalma yetkilisi formu fiyat verebilecek firmalara e-mail ile gönderir
• Gelen fiyat talep eden kişiye e-mail ile gönderilir

Satınalma Talebi

• Satınalmacılar hizmet alımı ve satın alınacak her ürün için ARGE tarafından hazırlanmış teknik şartnamelerine uygun Satınalma Talep Formu doldururlar ve onaya gönderirler .
• Talep formu şirket içinde gerekli birimlere e-mail ile dağıtılır ve elektronik imza ile yetkililerce onaylanır.
• Kritik stok seviyelerini tedarik süresi, devir hızı, raf ömrü gibi parametreleri göz önüne alarak belirler. Kritik stok seviyesi düşmüş ürünlerde satın alma birimlerine otomatik satın alma talimatlarını onay zincirine bağlı kalarak başlatır.
• Onaylar tamamlanınca talep eden kişiye ve satınalma yetkilisine bildirilir.

Teklif İsteme

• Teklif toplama için gerekli şartname oluşturur. Ürün teknik özellikleri, ödeme koşulları, tedarik süresi, teslimat yer ve koşulları’nı içeren elektronik teklif yada yazılı teklif istenmelidir.
• Satınalma yetkilisi, onaylanan Satınalma Talebi üzerinden seçtiği tedarikçilere e-mail veya faks ile Teklif İsteme talepleri gönderir.
• Satınalma sürecinde tedarikçilerle yapılan dönemsel sözleşmeler incelenmeli ve yetki dâhilinde satınalma sürecini başlatır.
• İlk kez alınacak ürünler için satın alınacak ürünlerin özellikleri belirlenmelidir
• Hizmet talepleri için de satınalma işlemlerini yürütür ve denetler.

Gelen Teklifler

• Tedarikçilerden gelen Fiyat Teklifleri bilgisayara kaydedilir ve raporlanır.
• Karşılaştırmalı gelen teklif raporundan en uygun teklif seçilir.

Satınalma Siparişi

• Seçilen tekliften Satınalma Sipariş Formu hazırlanır ve onaya gönderilir
• Satınalma formu şirket içinde e-mail ile dağıtılır ve elektronik imza ile yetkililerce onaylanır.
• Onaylanan satınalma siparişi e-mail, mektup veya faks ile tedarikçi firmaya gönderilir,
• Satınalma, depo, teslimat, finans vb. birimleri sipariş ile ilgili takip işlemlerini bilgisayarda yaparlar.

İş Akışı Onay Sistemi

• Onaylayıcılar veya işlem yapanlar onay e-mail’i içinden ilgili satınalma talep veya siparişini açar ve elektronik imza ile onay verirler.
• Değişik tip ürünler için ayrı onay tanımları yapılabilir.
• Onay tanımında onaylayıcı, onay ve işlem seçenekleri, onay süresi vb. girilir.
• Belirlenen süre içinde onay verilmezse yetkili e-mail ile uyarılır.

Tedarikçi Değerlendirme

• Kalite sistemlerinin standardına uygun olarak her sevkıyat için bir değerlendirme notu bilgisayara girilir (Sevkiyatın zamanında gelmesi, fiyat uygunluğu, hasar durumu, vb)
• Tedarikçiler için periyodik olarak değerleme raporları hazırlanır.

Mal kabulu

• Satınalmacılar hizmet kabulünü ve satın alınan her ürün için ARGE tarafından hazırlanmış teknik şartnamelerine uygun olup olmadıklarını incelerler ve onay verildikten sonra mal kabulü başlar.

Raporlar

• Satınalmanın tüm aşamaları ile ilgili çeşitli raporlar alınabilir
• Talep, teklif istek, gelen teklif, satınalma siparişi listeleri
• Mukayeseli gelen teklifler raporu
• Talep eden sıralı listeler
• Tedarikçi sıralı listeler
• Müşteri sıralı listeler
• Ürün sıralı listeler
• Onay/işlem bekleyen talep ve satınalma siparişleri listesi
• Yıl, ay, tedarikçi, ürün grubu bazında satınalma ciro raporları.
• Satın alınan ürün listeleri

Ürün Kataloğu

• Ürün ve hizmet fiyat listelerinin hazırlanması;
• Satış fiyat listesi, alış fiyatları ve marjlar raporlarının alınması gerekir

Satıcı Fiyat Listeleri

• Satıcı firmalardan (Word, Excel, e-posta, fax vs formatında) gelen fiyat listelerinin elektronik ortamda saklanması

Faturalama ve Stok Kontrol

• Gelen siparişlerle ile ilgili alış faturaları bilgisayara kaydedilir
• Detaylı Stok durum ve stok hareket listeleri elde edilir