1.BÖLÜM
SUNUŞLAR NEDEN YAPILIR?
Sunuş,bir topluluk önünde konuşma forumudur.Bir organizasyon adına içeride ya da
dışarıda sunuş yapılabilir.Dış sunuşlar ikna etmeye yöneliktir.Bunlar özel tutumlar örneğin,"Toplumun gelişmesine yardımcı olmak istiyoruz" ya da "Fiyatları yükseltmemiz la-zım" ya da "Biz sizin için çalışıyoruz" veya "ürünlerimiz tamamen doğal maddeler içermektedir" gibi geliştirmeye çalışır.
İçe yönelik sunuşlar genellikle enformasyon yaymak amacıyla verilir.Bunlar; bolümler, yöneticilerle astları, kıdemli işçilerle genç işçiler arasında bilgi paylaştırmanın bir aracı işlevini görür.İçsunuşlara örnek olarak brifingler, tanışmalar ve eğitim etkinlikleri verilebilir.
Sunuş bir iletişim kanalıdır.Organizasyonun büyüklüğü, karmaşıklığı ve yönetim fel-
sefesi sunuş gerektiren olayların yapısını ve türünü belirler.Sunuşlar çok çehrelidir.Konuşmacı, dinleyiciler, amaç, zaman, yer ve konu bunların tümü sunuşun etkinliğine katkıda bulunur.Bu yüzden, konuşmacının iletişim sürecinin karmaşıklığının ve dinamiklerinin bilincinde olması önem taşır.
BİR GRUP ÖNÜNDE KONUŞMA KORKUSUNU HAFİFLETMEK
Şirket içinde bir sunu yapmanın düşüncesi bile midenizde kramplar oluşturuyor, ağzınızı kurutuyor, terlemenize neden oluyor ve bacaklarınızı titretiyor mu? Eğer durum buysa, yalnız değilsiniz.Çoğu insan topluluk önünde konuşmaktan korkar.Bu korkuyu insanları gerçeklikten kaçmaya yönelten algılanmış bir tehdit meydana getirir.. Korku, algılanmış tehditle orantılı ya da orantısız olabilir.
Kendisini yaratan nedenle orantılı olan korku, sizi olumlu ve yapıcı bir şeyler yapmaya yöneltir.
Buna karşılık orantısız korkular psikolojik ve duygusal bakımdan zararlıdır.
Bir sunuş yapma korkusu algılanan tehditle genellikle orantılı olur.Konuşmacılar çoğunlukla; birincisi anlayış arayarak, ikincisi korkuyu yapıcı eyleme dönüştürerek -görevi üstlenerek- stresi yönetirler.
İLETİŞİM SÜRECİ
Etkili iletiŞim iki yönlü bir süreçtir; bir verici ile bir alıcı arasındalki düşünce alış verişidir. Konuşmacı (verici) olarak göreviniz, dinleyicilerin (alıcı) mesajı anladıklarından emin oluncaya kadar bitmez.Dinleyicilerden bir mesaj aldığınız zaman, bu mesajı anladığınızı dinleyicileri ikna edecek bir biçimde ifade edinceye kadar göreviniz tamamlanmaz.Verici ve alıcı eş zamanlı biçimde mesajı süzgeçten geçirir.
Süzgeçten geçirme işleminin sonucu şudur; Alıcı mesajı vericinin kasdettiği biçimde algılamayabilir.
Dinleyicinin anlayışını zenginleştirecek müdahelerde bulunmak amacıyla sunuşun planlanmış düzenini değiştirmek için, konuşmacıların iletişim dinamiklerinin bilincinde olması gerekir. Örneğin,birkonuşmacı mesajı yeniden ifade edbilir, örneklere başvurabilir, diyagramlar çizebilir, dinleyicilerin duygularını yansıtabilir ve özetleme yapabilir. Sözcüklerin herkes için mutlaka aynı şeyi ifade etmeyeceğini unutmayın.algılama kişisel birşeydir.
İLETİŞİMİN ÖĞELERİ
Sözlü sunuşların yapılmasında yer alan iletişim öğeleri konuşma, dinleme, geri besleme (sözlü veya sözsüz) ve soru sormaktır.
Konuşma
Sesiniz tutumunuzu, duygularınızı ve iç durumunuzu yansıtır.İç dünyanızın bir aynasıdır. Sesli anlatımın başlıca öğeleri ses hacmi, ses perdesi, tonlama, kalite, hız, lehçe ve stildir.
Ses Hacmi.Yüksek ses,fikirleri vurgulamak amacıyla etkili biçimde kullanılabilir.Buna karşılık, gereksiz yere sesi yükseltmek mesajdan çok şey götürebilir ve dinleyicileri kızdırabilir. Öte yandan bazı insanlar çok yumuşak konuşur. Sanki odada dinleyicilerin olduğunun farkında bile değildirler. Ses hacmi ya da tonunda hiçbir değişiklik olmadığından bunların konuşma biçimleri monotondur.Sonuç olarak dinleyiciler hayallere dalıp uyuklayabilir ya da sinirlenebilir.
Ses Perdesi.Etkili konoşmacılar anlamı güçlendirmek ve kullandıkları sözcüklere canlılık kazandırmak amacıyla seslerini alçaltır ya da yükseltir.Ses perdesinin uygun kullanımı anlamı berraklaştırır.
Hız.Konuşmacının sözcükleri söyleme hızının farkında olması ve bunu kontrol etmesi gerekir.Konu karmaşık olduğu zaman konuşma hızı düşürülmelidir.
Kalite.Kalite, kişinin sesinin kendine özgülüğünü anlatır.Ama duygusal ve fiziksel durumlarda etkide bulunur.
Tonlama ve Telaffuz. Tonlama, konuşma seslerinin yapısını anlatır.Telaffuz ise seslerin sözcükler içinde kaynaşmasıdır.
Stil.En çekici stil sohbet biçiminde olanıdır.Bu, ezbere, kendiliğinden konuşmak demek değildir.Tam tersine dinleyicilerden herbirine sanki kendisine konuşuluyormuş duygusunu veren bir konuşma tarzıdır.
Dinleme
Etkili iletişim hem dinlemeye hem de konuşmaya bağlıdır.İki tür -pasif ve aktif- dinleme vardır.Pasif dinleme dikkatli suskunluğu ve en az yanıt vermeyi kullanır.Diğer kişinin fikirlerini istediği gibi ifade etmesine izin verir. Konuşmacı uzunca bir sözlü etkileşim beklemez. Suskunluk ya da tek bir sözcük yeterli olabilir.Bazen sözsüz bir karşılık daha uygun düşer.
Aktif dinleme daha zordur.Dinlerken karşımızdaki kişinin dilini, hızını ve konuşmasının içeriğini izlememiz gerekir.Aktif dinleme karşınızdakinin duygularını paylaşarak dinlemektir.
Geri Besleme
Geri besleme kişiye başkalarını nasıl etkilediği konusunda bilgi verir.İki tür geri besleme vardır.
Sözlü geri besleme ses perdesi, ses tonu ve konuşma hızıyla birlikte kullanılan sözcükleri kapsar.Sözlü anlatım konuşmacının başlıca mesajını dinleyicilere aktarır.Sesin kontrol edilmesi ses hacmi, ses perdesi, hız, nitelik, telaffuz ve stil üzerinde yoğunlaşarak başarılır.
Ses perdesi değişmesi bir sözcüğe genel anlamından daha güçlü bir anlam verir.
Sözsüz geri besleme, yani beden dili; yüz ifadelerini, göz temasını, duruşu, jestleri, fiziksel mekanı ve zamanı kapsar.Konuşmacının vücud hareketleri dinleyiciye gönderilen ikinci dereceden mesaja katkıda bulunur.
Yüz kasları ve gözler belki de vücüdun diğer kısımlarından daha fazla sözsüz mesaj
iletir.Örneğin, bir kaşın havaya kalkması şaşkınlık, gözlerin açılması hayret, tavana bakma derin düşüncelere dalma, yere bakma günlük hayaller kurma anlamına gelebilir.Yüz ifadeleri ve göz hareketleri dinleyenlere konuşmacının onlarla iletişim kurmek isteyip istemediğini ve mesajı anlamalarına ilgi duyup duymadığını anlatır.Dinleyenlerin mesajı anlamadığını düşünüyorsanız, konuyu yeniden anlatmanız ya da tekrar etmeniz veya karışıklığı düzeltmek için belki de bir örnek vermeniz gerekir.
Beden Dili. Konuşmacı kürsüye kürsüye ya da podyuma yaklaşırken dinleyicide ilk
izlenimini oluşturur.En iyi strateji emin adımlarla yürümek, notları hızlı bir şekilde düzenlemek, dinleyicilere bir göz atmak ve derin bir nefes alarak konuşmaya başlamaktır.
Öne arkaya sallanmak, ağırlığı bir bacaktan ötekine vermek ve gereksiz yere pod-
yumun gerisine doğru gitmek dinleyicinin dikkatini dağıtır.Jestler el ve kollarla yapılan
vücud hareketleridir.Genellikle konuşmacının kendini konuya kaptırması sonoucu ken-
diliğinden ortaya çıkar.Örneğin, dinleyicilerden biri konuşmacıya bir soru yöneltirken
konuşmacı kollarını göğsüne kavuşturarak durursa, dinleyiciler konuşmacının soruyu önemsemeyerek, savunmaya geçtiğini ya da başka sorular dinlemek istemediğini düşünebilir.
Poz. konuşmacının duruş biçimidir.Dimdik durmak ya da kendini koyvermek dinleyiciye ayrı ayrı mesajlar verir.Konuşmacı fiziksel olarak rahat edebileceği şekilde, gergin olmayan bir çeviklik ve kontrol duygusu yaratarak durmalıdır.Ayaklar birbirine yakın olmalı ve ağırlık iki ayağada eşit olarak dağılmalıdır.
Oturma Düzeni. Bir sunuş için oturma yerlerinin fiziksel düzenlenmesi bir mesaj verir
ve dinleyicilerde bir tepki yaratır.Konuşmacının niyeti hazır bulunan herkesin aktif katılımını sağlamaksa, bu durumda oturma düzeninin bu mesajı vermesi gerekir.
Sunuş Programı. Dinleyicilerin zamanının en az sizinki kadar değerli olduğunu unutmayın. Başlangıç ve bitiş zamanları en küçük noktasına kadar belirlenmelidir. Ne olursa olsun, programa bağlı kalınmalıdır. Konuşmaya geç başlarsanız ya da önceden belirtilen zamanlarda ara verilmezse, bu durum konuşma konunuzu gölgede bırakabilir.
Sorular ve Cevaplar
İki tür -dolaylı ve dolaysız- soru vardır.Dolyısıyla sorular özgül bir konuyu ortaya atar. Bu sorular "evet", "hayır", şeklinde ya da kısa olarak cevaplanabilir.Dolaysız bir soruya şu örnek verilebilir: "Önceki slaytta gösterilen satış hacmi sadece Ocak ayına mı aittir?"
Dolaylı sorular açık uçludur.Cevap vermeden önce düşünmek gerekir.Örneğin, şu soru "Önceki slaytta gösterilen satış rakamlarına nasıl ulaştınız?"
Sorular şu işlevleri yerine getirir:
* Nedenleri saptamak.
* Tepkileri açığa çıkarmak.
* Öneriler almak.
* Dikkati yoğunlaştırmak.
* Geri besleme elde etmek.
* Zıt görüşleri ortaya atmak.
* Yaratıcılığı kamçılamak.
* Tartışma yaratmak.
* Mutabakatı sınamak.
* Performansı eleştirmek.
* Yeni alanlar keşfetmek.
* Anlama derecesini değerlendirmek.
Özanlayışınız kendi görme biçiminizdir. Bir sistem içinde kendimizi belli bir hiyerarşik düzeye koyarız.Birçok sistemin ögesi olduğumuz için kendimizi gördüğümüz düzey sisttemden sisteme değişebilir.Son olarak hepimizin bir özel bir de genel yanı bulunmaktadır.Özel ve genel davranışlarımızın dört boyutu vardır:
1) Kendimizin bildiği ve başkasının bilmesine izin vermediği davranış.
2) Kendimizin bildiği ama başkalarına açık olmayan davranış.(derin duygular, fikirler)
3) Kendimizin bilmediği ama başkalarının gözlediği davranışlar.
4) Kendimizin bilmediği ve başkalarına da açık olmayan davranışlar.
Geri besleme (sözlü veya sözsüz), kendimizin bilmediği bu davranışların farkına varmamıza yardımcı olmak için başkaları tarafından yürütülen bir girişimdir.
Kendini Açığa Vurma
Açığa vurma sayesinde kendimizin bir parçasını başkalarıyla paylaşma komusunda serbestçe kararlar alırız. Kendimizi daha iyi anlamamız için kendimizi başkalarıyla paylaşmamıza gerek vardır.Kendini açığa vurma ancak kendinizi başkalarına gösterdiğiniz zaman ortaya çıkar. Bunun riskli olacağı korkusundan kurtulun . Bereket versin ki ödüller risklere ağır basar. Kendinizi açığa vurma süreci boyunca olğunlaşırsınız.
Kendini Analiz Etme
Kendinizi sürekli ve dürüst bir şekilde sınavdan geçirmenizi kapsar.Bunu yaparken aşağıdaki soruları yanıtlamak yardımcı olabilir:
1. Temel değerleim neler?
2. Bu değerlerin herbiri benim için ne kadar önemli?
3. İhtiyaçlarım neler?
4. Bu ihtiyaçlardan hangileri karşılanıyor?
5. Karşılanmayan ihtiyaçlarım nasıl karşılanabilir?
6. Güçlü yanlarım ne?
7. Gelişme alanlarım hangileri?
8. Bu alanları nasıl bir güce dönüştürebilirim?
Olumlu bir özanlayışa sahip olduğunuz zaman daha etkili bir konuşmacı olacaksınız.
ÖZET
Bu bölümde, etkili sunuşlar yapma konusunda sizi içsel olarak hazırlamaları bakımından iletişim süreci ve özanlayışı inceledik.
2.BÖLÜM
SUNUŞLAR NİÇİN PLANLANMALI?
Planlama etkili bir sunuşun anahtarıdır.Planlama çok yönlüdür.En azından aşağıdaki
noktaların belirlenmesini kapsar:
1. Sunuşun amacı.
2. Konuşmacının hedefi.
3. Dinleyicilerin rolü ve ihtiyaçları.
4. Lojistik: Ne zaman? Nerede? Kim?
5. Donanım ve materyaller.
6. Maliyetler.
7. Sunuşa yaklaşım.
- Sunuşun içeriği.
Konuşmacının iki hedef dizisi bulunur: Sunuşun hedefleri ve kendi hedefleri.Bazı kişisel hedefler sunuşun etkisini arttırır.Bunun örnekleri şunlardır:
* Saygı, inanç ve güven uyandırmak.
* Geri beslemeden öğrenmek.
* Soruları daha iyi kullanmak.
* Özgüven oluşturmak.
* Aktif bir dinleyici olmak.
* Bu uzmanlığa sahip tek kişi olduğunu göstermek.
* Terfi etmek.
* Başka birisini kötü göstermek.
* Övgü almak.
* Kişisel konumunu yükseltmek.
Bir kişiden bir sunuşa katılması istendiğinde, çoğunlukla Şu iki kendiliğinden tepkiden birisini gösterir: "Harika!" ya da "Zamanımı boşa harcamayacağım."
DİNLEYİCİNİN ROLÜ
1. Bölümde sunuşun iletişime yönelik bir forum olduğunu belirttik.
Dinleyicinin rolü pasif değildir. Dinleyici sözlü ve sözsüz olarak enformasyon gönderir.
Dinleyici Nedir?
Dinleyici, özel bir amaçla bir araya getirilmiş insan grubudur.Dinleyiciler arasındaki tek ortak bağ bu olabilir. Bir sunuş sırasında, her zaman iki çeşit karşılıklı etkileşim görülür:
1) Dinleyicilerin arasında etkileşim.
- Dinleyicilerle konuşmacı arasındaki etkileşim.
Dinleyici analizi kendinize şu soruları sormaktan ibarettir:
1. Dinleyici grubu oluşturacak insanlar hakkında ne biliyorum?
2. Bu insanlar hakkında nasıl daha çok şey öğrenebilirim?
3. Bu bilgileri sunuşun etkili olma olasılığını arttırmak için nasıl kullanabilirim?
Dinleyiciyi analiz etmede yardımcı olacak bilgiler şunlardır:
1. Gelecek insan sayısı.
2. Geleceklerin isimleri.
3. Geleceklerin konumları.
4. Temsil edilen bölümler.
5. Bölüm yöneticilerinin sayısı.
6. Yardımcı personel sayısı.
7. Geleceklerin cinsiyeti.
8. Geleceklerin yaş ortalaması ve kıdem durumu.
9. Karar alma gücüne sahip insan sayısı.
10. Sunuşun konusuna çok ilgi duyan insan sayısı.
- Sunuşun konusuna çok az ilgi duyan insan sayısı.
Kötü bir sunuş ortamı çok istekli dinleyicilerin bile gevesini kırabilir.Fiziksel dü
zenleme, dikkat dağıtıcı dış etkiler ve dinleyicilerin kalabalığı sunuş ortamına etki-
de bulunur.
Fiziksel Düzenleme. Dinleyicilerin nasıl oturacağını, mekanın büyüklüğünü ve
kullanılacak araçları önceden belirlemek, sunuş sırasında problemleri en aza indi-
rir. Bilinmeyen değişkenler ne kadar azsa özgüvenimiz o kadar artacaktır.Sadece
ödevinizi yapmadığınızın açıkça görüldüğü durumlar dinleyiciyi çileden çıkarabilir.
Dış Etkiler. Siren, trafik, koridor konuşmaları ve vantilatörün yarattığı gürültü-
ler dinleyicinin dikkatini dağıtır.Dikkat dağılması anlık bir durum ise, sesinizi ve/ya
da vücut pozisyonuzu ayarlayıp konuşmaya devam edin. Gürültü, devam etmeyi
olanaksızlaştıacak kadar sinir bozucuysa zorunlu bazı ayarlamalarla yetinmek daha
iyidir.
Dinleyici Kalbalığı. Dinleyicilerin kalabalıklığı sunuşun ne kadar biçimsel olaca-
ğını belirler.
ÖĞRENME
Bir sunuş sinleyicilere bilgi mesajı verir.Yetişkinlerin öğrenimi konusunda önde
gelen otoritelerden birisi olan Dr. Malcolm Knowles, Yetişkin Öğrenci: İhmal Edil-
miş bir tür adlı kitabında, neredeyse 20.yy.lın ortalarına kadar, "hem çocukların hem
yetişkinlerin eğitimi için tek bir teorik yapı vardı: pedagoloji.
Pedagoloji
Pedagoloji, "çocukları eğitme sanatı ve bilimi" olarak tanımlanır.Bunun kökenleri
romanın yıkılışına kadar gider. romanın düşüşünden sonra, bu vvarsayımlar putpe-
restlik olarak görüldü ve 7. yy.da yasaklandı.
Pedagolojinin mesajı şudur: "Bu böyledir, buna inan ve bunu hatırla".
Andragoloji
"Andragoloji", yetişkinleri eğitme teorisini tanımlamak için kullanılan bir terimdir.Yetişkin eğitiminin mesajı şöyledir: "İşte sana bilgi, bunu al ve sana yararlı olacağını düşünüyorsan kullan".
Deneysel Öğrenme mi, Konferans mı?
Yetişkinler en iyi deneysel olarak yani, birşeyle bağlantı kurarak ya da bir şey yapa-
rak öğrenirler.
Deneysel öğrenimin çeşitli düzeylerini bir sunuşa aktarmanın sayısız rolü bulunmak-
tadır. Kuşkusuz, deneysel sunuşlar geliştirirken göz önünde bulundurulması gereken iki
değişken, mevcut zaman ve dinleyicilerin esneklik derecesidir.
3. BÖLÜM
SUNUŞUN ÖĞELERİ
Mesajlar bir çok yoldan (sözlü sunuşlar, resimler, doğa) iletilir.
SUNUŞ HAZIRLAMANIN DOKUZ AŞAMASI
1. Sunuş analizini yapma.
2. Veri toplama.
3. Verilerin düzenlemesini yapma.
4. Sunuşun planını çıkarma.
5. Metni yazma.
6. Görsel yardımcıları kararlaştırma.
7. Metni konuşmaya dökme.
8. Sunuşu prova etme.
- Sunuşu yapma.
Konuşmacı
Bilgi deponuzdaki verileri etkili biçimde hatırlamanın yolu beyin fırtınasıdır.
Organizasyonun Dosyaları
Şirketin dosyaları sunuş geliştirmek için mükemmel bir bilgi kaynağı olabilir. Not-
lar, mektuplar, plitika ile ilgili yöntem ve broşürler raporlar, istatikler gibiçşeylerin tü-
mü potansiyel bilgi kaynaklarıdır.
Görüşmeler
Bilgiye ihtiyaç duyulduğunda gösterilen ilk tepki bilen birisine sormaktır.Aynı ilke
bir sunuş için veri toplamada da geçerlidir.
VERİLERİN DÜZENLENMESİ
Sunuşun hedefleri açık ve konuşmacının hitabetleri iyi olsa bile, içerik iyi düzenlen-
memişse dinleyiciler hayal kırıklığına uğrayacak ve zaman yitireceklerdir.konuşmacı
elindeki verileri düzenli olarak aktarırsa böyle bir sorun olmayacaktır.
Kilit Düşünce
Kilit nonktaları belirlemeden önce, konuşmacının kilit düşünceyle ilgili bir ifade geliştrmesi gerekir. Kilit noktalar buradan çıkarılır. Kilit düşünce, etrafında kilit noktaların geliştirileceği sunuşun özüdür.
Kilit Noktalar
Kilit noktalar, kilit düşüncelerden çıkarılır.Larry Samovar ve Jack Mills kilit nok-
taların seçilmesi ve ifade edilmesi için bir dizi yol göstermişlerdir:
1. Her nokta kilit düşün cenin bir ürünü olmalıdır.
2. Her nokta öteki kilit noktalardan farklı olmalıdır.
- Kilit noktalar kilit düşünceyi yeterince tartışmalıdır.
Verileri düzenlemenin birkaç değişik yolu bulunmaktadır:
1. Kronolojik. Eğer ana noktalar en iyi kronolojik sıraya göre geliştiriliyorsa bunları
orataya çıkacakları zamana göre sıralayın.
2. Tarihsel. Eğer ana noktalar bir dönem meydana gelen değişikliklerle birlikte ar-
kaplan bilgiside veriyorlarsa, sıralama tarihsel olmalıdır.
3. Mekansal. Örneğin bir şirketin bölge ya da yöreye dayalı çalışmalarının tartışıl-
ması hakkında bilgi vermek amacıyla kullanılır.
4. Konuya Göre. Bu düzenleme konuyu mantıksal ya da doğal bileşenlerine ayırır.
5. Problem Çözümü. Bu düzenleme bir problemi, problemin nedeninin analizini ve
önerilen Bir çözümü ortaya koyar.
PLAN ÇIKARMA
Bir plan iki tamel amaca hizmet eder.Fikirleri planda hiyerarşik bir sıraya koymak
için semboller kullanılır. Ortaya çıkan plan şuna benzer:
I. Ana nokta
A. Kilit nokta
1. Destekleyici veri
2. Destekleyici veri
B. Kilit nokta
II. Ana nokta
Bu plandaki her bölüm yalnızca bir fikri gösterir.
METİN YAZMA
Uzunluğu ne olursa olsun sunuş asla ezberden yapılmamalıdır; Çünkü sunuşun
dinamikleri çok karmaşıktır. Ama notlara da çok fazla bağlı kalmayın. Notlar
sadece hafızayı canlandırır.
Yazılı Metni Geliştirme
Yazılı metin sözlü sunuştan farklıdır.Hem mesajı ham sunulacak görsel metaryel-
leri tanımlar.Yazılı metin kendi kendine yeterlidir.Sözlü sunuş olmadan da anlaşılabilir.
Yazılı Metnin Bölümleri
Yazılı metinde, plandaki dört bölüme denk düşen dört bölüm bulunur.
Giriş. Dinleyicilerin konuşmacıyla ilgili ilk izlenimlerine katkıda bulunur.Bazı konuşmacılar dinleyicinin dikkatini hemen konunun üstüne yoğunlaştıracak bir cümleyle başlarlar.Dinleticiye yönelmek ya da neden bir araya getirildiklerinden söz etmek dinleyiciyi anında konunun içine çekecekir.
Kilit Düşünce. Kilit düşünce sunuşun hedefidir.Sunuşun neyi gerçekleştireceğini söyler.
Gelişme. Bu kısım hem plandaki her bir noktanın ayrıntılarının tartışılmasını, hem de kilit noktayı destekleyici veriler içerir.
Sonuç ya da Kapnış. Etkili olması için sonuç bölümü dinleyicinin dikkatini iletilen mesaja yöneltmeli ve dinleyicilere bir tamamlanmışlık duygusu vermelidir.
Son Taslağı Hazırlama
Askerlikle ilgili bir deyişte olduğu gibi: "Onlara ne söylemeye geldiğinizi söyleyin, söy-
leyeceklerinizi söyleyin ve arkasından ne söylediğinizi söyleyin." Bu bir sunuşun yapısı için
de geçerlidir.
GÖRSEL YARDIMCILARI BELİRLEME
Bazı konuşmacılar önce yaratıcı ve ilginç görsel araçları seçip, dah sonra dsunuşu bun-
ları kapsayacak şekilde yazma yanlışına düşüyor.Bu, süreci tersine çevirir.Doğru sıra su-
nuşu yazmak, sonra hangi görsel araçların kullanılacağına karar vermektir.
METNİ KONUŞMAYA DÖNÜŞTÜRME
Yazılı bir sunuşun dili ve stili, sözlü bir sunuşun dili ve stiliyle aynı olamaz.Bu nedenle
sözlü sunuş yapmadan önce yazılı metni konuşma stiline çevirmeniz gerekir.Bir konuşma
stili geliştirmek için önerilen bazı ilkeler şunlardır:
1. Şahıs zamirleri kullanın.
2. Kısaltmalar kullanın.
3. Günlük sözcüklere dayanın
4. Kısa ama çok fazla olmayan bağlaçlar kullanın.
5. Argo, jargon ve akrostiklerden kaçının.
6. Olumlu sözcükler kullanın.
7. Cümleleriniz kısa olsun.
Rahat ve sohbet eder gibi konuşmak yapaylığı azaltır ve tek tek her dinleyicide sadecekendisine konuşuluyormuş hissi uyandırır.
4. BÖLÜM
GÖRSEL ARAÇLARIN KULLANILMASI
GÖRSEL ARÇLAR SUNUŞLARA NASIL KATKIDA BULUNUR?
Görsel araçlar fikirleri güçlendirir, berraklaştırır ve açıklığa kavuşturur.
SUNUŞA YARDIMCI ARAÇLAR
Sunuşa yardımcı araçlar üç kategoriye ayrılır: sessiz görsel araçların kapsamına yazı
tahatları, yazı levhası, projeksiyonlar gibi görsel araçlar girer. İşitsel araçlar teyp, maka-
ralı teyp ve plakları kapsar.
Prejoksiyonlar
Projeksiyonlar ya da saydam göstericiler hem küçük hem de orta büyüklükteki dinle-,
yici grupları için elverişlidir.Etkili olması için net ve okunaklı olmalıdır.
Konuşmacının dia üzerindeki belirli noktaları göstermesi için bir çubuk kullanması gerekir.
Slaytlar
Slaytlar, renk, fotoğraf, film ve çizim kullanmak için mükemmel araçlardır.Işıkların açılıp
kapanması sırasında dinleyicinin dikkati dağılacağından, konuşmacı bu anlarda akışı nasıl ko-
ruyacağını planlamalıdır.
Filmler
Film, bir teoriyi, kavramı, taekniği ya da süreci pekiştirmenin iyi bir yoludur.Konuşmacı
sunuşun mesajını desteklemek amacıyla filmi iyi analiz etmelidir
Yazı Tahtaları
Siyah zemine beyaz, yeşil zemine sarı renkli tebeşi daha iyi gider. El yazısı da okunaklı ol-
malıdır. En büyük dezavantajı tahta silinince bilginin yok olmasıdır.
Yazı Levhası
Yazı levhası bir yazı sehpasına, duvara ya da tahtaya iliştirilebilen büyük boy boş kağıtlar-
dan meydana gelir.
Yazılı Materyal
Yazılı materyaller; görsel araçlarda ya da sunuş sırasında sunulan metaryelin kopyalarını
ek bilgileri, istatistiksel verileri ve hatta sunuş metnini içerebilir.
Grafikler
Grafikler sessiz görsel araçların bir biçimidir.Çoğu kez bir konu bazı grafik türlerini kulla-
narak daha iyi aydınlatılabilir.
TELEKONFERANS
Masrafların yükselmesi nedeniyle değişik coğrafi bölgelerde yaşayan insanlar arasında
bağlantı kurmak için telekonferans yöntemi kullanılıyor.Telekonferans, ayrı yerlerdeki bi-
reylerin, karşılıklı etkileşim amacıyla telekominikasyon sistemlerinden yararlanmasıdır.
5. BÖLÜM
KONUŞMACININ LİDERLİK ROLÜ
GRUP DAVRANIŞLARI
Grup davranışları bir gruptaki tek tek bireylerin sergilediği davranışların bir bileşkesimidir. Sadece bir grubun üyesi olmakla grup davranışı hakkında çok şey öğrnebilirsiniz. Her grup yaşam süesi boyunca bir parça değişir ve gelişir. Buna "grup dinamikleri" denilmektedir.
Grup Dinamiklerinin Öğeleri
Grup dinamiklerine katkıda bulunan belli başlı altı öğe mevcuttur: misyon, normlar, yapı, roller, liderlik ve iletişim.
Gruplar ister gönüllü ister gönülsüz kurulsun, bir amacı başarmak için oluşur. Kendi misyonlarını kendileri belirleyebilir ya da misyon grubun dışındaki bir güç tarafından önceden belirlenebilir. Her grubun özgül değer ve standartları vardır. Misyonunu başarıyla yerine getirmek için grubun izlediği süreci böylesi değerler ve standartlar yönlendirir. Bu süreçte lider çok önemli bir rol oynar. Etkili ve verimli grup performansı iletişimle doğrudan ilintilidir.
Grup Üretkenliği
Grup üretkenliğini etkileyen iki faktör bulunmaktadır. Birincisi, grup içindeki her bir bireyin tutumu grubun oluşuracağı sonuçları etkiler. İkincisi, grup üretkenliği bir bütün olarak grubun kollektif davranışına bağlıdır.
Bireysel Davranış.1) Grup üyeliğine isteğiniz dışıda seçilmiş olsanız bile aktif bir katılım gösterip göstermeyeceğinizi kararlaştıracak olan kişi sizsiniz
2) Rol özdeşmesidir. Bazı bireyler ait oldukları grupta lider olmak için güçlü bir istek taşır.
3) kabullenmedir. Kendinizi grubun bir parçası olarak görüyor musunuz? Grup sizi bir üye olarak kabul ediyor mu?
4) sevgidir. Düşünceli ve sevecen davranış, kendi kendine motive olmuş, özsaygıya sahip ve aktif katılım göstermeye aday bir kişi olmanın işaretidir. Bir sunuşa katılma payınızı bu konuların her birini ne kadar iyi çözdüğünüz belirler.
Kollektif Davranış. Bir grubun performansını etkileyen ikinci faktör, üyelerin grup üretkenliğinin önündeki engellerle nasıl başa çıktığıdır.
Karar Alma
Sunuş bir karar alma ihtiyacını doğurabilir. Grup kararları iki kategoriye -süreç ve görev- ayrılır.Süreç kararları bir görevin nasıl başarıacağını kararlaştırır. Görev kararları ise doğrudan grubun ortaya koyduğu ürünle bağlantılıdır. Grup kararları otoriteye çoğunluğa ya da mutabakata dayalı olalarak alınabilir. Otoriter bir karar, özel bir birey ya da bireyler tarafından alınır.
Problem Çözme
Etkili problem çözümü mantıksal bir atak planını izler.
LİDERLİK
Bir lider grubun amacına ulaşılmasını kolaylaştırdığı zaman etkili olur. Konuşmacı kişisel saldırılara kutuplaşmaya ve düşmanlığa engel olmalıdır.
Liderlik Yaklaşımları
Esas olarak iki lidrlik yaklaşımı -dolaysız ve dolaylı- bulunmaktadır. Sunuşlarda her ikisi de geçerlidir.Dolaysız liderlik yaklaşımında konuşmacı; dinleyici, konuyu ve sunuştan çıkan sonucu mutlak olarak kontrolü altında tutar. Sadece sunuşta nelerin yer alacağını belirlemekle kalmaz, sunuşun yönünü ve vurgusunu da belirler. Dolaylı liderlik dinleyicilerin daha fazla kontrol sahibi olmasına izin verir.
Sorumluluk
Dinleyiciler konuşmacının belirli rolleri yerine getirmesini beklerler. Konuşmacının sadece üç temel sorumluluğu -kolaylaştırma, özendirme ve kontrol etme- vardır. Konuşkan dinleyicilerin tartışmaya egemen olmasını engellemeli ve konuşmacının konuşmayı hedefe yönelik tutması gerekir.
Güven Oluşturma
Webster's New Collegiate Dictionary, "güven"i şöyle taımlıyor: "Birisinin ya da birşeyin karekterine, yeteneğine, gücüne veya gerçekliğine kesin biçimde bel bağlama." Güve iki yönlü bir süreçtir. Güven duyan kimseye güven duyulur.
Mizah
Çoğu sonuçlar mizaha başvurmak için fırsatlar meydana getirir. Sunuşlarda mizaha başvurmanın iki yol gösterici ilkesi vardır. Dinleyicilerin oluşturduğu gülüşmelere katılın ve kişisel hatalarınıza gülün.
DINLEYİCİLERİ SUNUŞA KATMA
Dinleyiciyi Konuşmaya Teşvik Etme
Birincisi, hedeflerinizi (sunuşla ve dinleyicilerle ilgili hedeflerinizi ) önceden analiz edin. İkincisi, tüm sunuşu planlayın. Üçüncüsü, konunuzu tanıtmak için yeterince zaman ayırın. Giriş önemlidir! Bu, konuşmacı ve dinleyicilerin kendilerine alışmasını sağlayan bir süreçtir. Drdüncüsü, soru ve cevaplar, grup tartişmaları,görsel araçlar, örnek olay incelemeleri ve rol canlandırması rolüyle mesajı hayata geçirmeleri için dinleyicilere bir şans tanıyın.
Dinleyici yanıtları
Aktif ve uygun biçimde karşılıklı etkileşime girenler, bir şey söylemeyenler söz konusudur. Öte yandan, konuşma üzerinde tekel kuranlar tüm konuşmaları kendileri yapmak ister. Konuyu değiştirmek ya da tartışmaya yeni bir konu sokuşturmak isteyenlere yandan dolananlar deniyor.
Konuşmacının Yanıtları
konuşmacılar iddialı insanlardır. Katılımı özendirmekte anahtar konuşmacının tutumudur.
BEKLENMEYENİ YÖNETME
Dinleyici Davranışları
Düşman Katılımcı: Düşmanlık bir protesto ifadesidir. Birey konuyu komuşmacıyı organizasyonu ya da kişisel baskıları protesto ediyor olabilir. Düşmanlık konuşmacıda korku duyguları uyandırabilir. Bu düşmanca durumu yönetmenin en iyi yolu nedir? Dinleyici düşmanlığını yönetmek önce, özkontrolü korumayı; sonra da düşman katılımcı üzerinde kontrol kurup sürdürmeyi gerektirir. Düşmanca tavrı kontrol etmek için, kişisel düşmanlığı dagıtmaya çalışın. Düşman katılımcıdan kaçmak ya da onu önemsememek sadece sunuştan birşeyler alıp götürür.
Gönülsüz Katılımcı. Sunuşta olmayı istemeyen bir dinleyici genellikle sandalyeye yayılma bir şeyler karalama ya da uyuklama gibi pasif sözsüz davranışlar sergileyecektir. Bazı insanlar konuşmacı kim olursa olsun ya da mesaj ne kadar değerli olursa olsun sunuşlara katılmaktan heyecan duymaya bilir.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder