Proje Tanımlama Dokümanı, bir projenin dökümante edilmesi ve kontrolü için gerekli olan en iyi araçtır. İdeal kurallar çerçevesinde yazılı hale getirilmiş PTD proje sürecinde hem planlayanlara hem de uygulayanlara önemli derecede yardımcı olacaktır.
Bu doküman sayesinde proje hedefleri, kısıtları, riskleri ve vb. tanımlanacaktır. PTD’nın yayınlanmasıyla, projenin başlangıcı resmiyet kazanmakta ve ilgili kaynakların yetki ve sorumlulukları tüm organizasyona duyurulmaktadır.
Projenin uygulama bölümünde yaşanabilecek çatışmaları en aza indirebilmek proje takımındaki stres düzeyini en düşük seviyede tutabilmek ve projeyi doğru hedeflere yönlendirebilmek için projenin başlangıcında tüm proje taraflarının mutabık kalabileceği bir doküman hazırlamak, proje başarısını olumlu yönde etkileyecektir. PTD hazırlamak Proje yöneticisinin sorumluluğundadır.
PTD Nasıl Yazılır?
Uzmanlara göre PTD’nda aşağıdaki 6 -8 başlığın olması gerekmektedir:
Arka plan(Background)
Projenin tarihçesi ile bilgiler yer alır. Projenin neden başlatıldığının açıklandığı ve başlamasına sebep olan faktörlerin tanıtıldığı bölümdür.
Amaçlar(Objektives)
Projenin sonunda ulaşılmak istenen ürünün/hizmetin açık olarak belirtildiği bölümdür. Ayrıca, projenin bütçe, efor ve süre hedefleri de yazılı hale getirilmelidir. Projenin başarısını daha iyi analiz edebilmek amacıyla, amaçlar detaylandırılarak ölçülebilir hedefler konmalıdır. Projenin belirli aşamalarındaki maliyet, efor ve süre hedefleri belirlenerek projenin işleyişi kontrol altına tutulmaya çalışılabilir.
Bir projede yalnızca yukarıdaki üç faktörün hedef olarak belirlenmesi yeterli olmayabilir.Proje tamamlanmasıyla,ulaşılmak istenen ciro/kar, rakipler arasındaki seviye,müşterilerin gözünde yaratılmak istenen imaj pazarda ulaşılmak istenen pay gibi hedefler, projenin başarını ölçmemizde faydalı olacaktır.
Amaçlar belirlenirken SMART özelliğe sahip olması gerekir:
Spesific -Belirgin
Measurable -Ölçülebilir
Achievible -Ulaşılabilir
Realistik -Gerçekçi
Time Bounded -Zaman Sınırlı
Kapsam(Scope)
Kapsam Tanımıyla,projenin sınırları belirlenmektedir.Böylece hangi aşamaların projeye dahil edildiği ve hangi aşamaların projenin dışında kalmış olduğu belirlenmiş olur.
Kısıtlar(Constraints)
Projenin tanımını ve ya belirli bir süre için tanımlanan kıt kaynaklardır. En önemli kıt kaynak zamanın kendisidir.Gözle görülebilen ve ölçülebilen diğer kısıtlar,bütçe,insan-makine malzeme kaynakları olarak karşımıza çıkar.
Kabuller(Assumptions)
Kabuller(varsayımlar) bazı parametlerin(değişkenlerin) geleceğe yönelik ne tip değişikliklere uğrayacağını gösteren tahminlerdir.Rakip sayısı,müşteri beklentileri,teknolojik gelişmeler,makro ekonomik göstergeler,Pazar büyüklüğündeki,para piyasalarındaki gelişmeler v.b birer parametre olarak görülebilir
Raporlama(Reporting)
Projenin kontrol sürecini tanımlamak için hazırlanması gereken bölümdür.Kontrol edilmek istenen kriterler belirlenmeli ve yapılacak kontrol sonucunda ortaya çıkacak verilerin kimlere,ne sıklıkla ve hangi formatlarda raporlarda tanımlanmalıdır.Ayrıca etki-tepki kontrol aracı,bu bölümde tanımlanabilir.Etki-Tepki Kontrol Aracı, bu bölümde tanımlanabilir.Etki-tepki kontrol aracı,projedeki sapmaların miktarlarına göre haberdar edilecek proje Taraflarının tanımlanmasını içeririr
Proje Tanımlama Dokümanı( Örnek-1)
1-Arka Plan
a. Projeyle ortaya çıkarılmak istenen ürün ve hizmeti tanıtınız
b. Projenin ortaya çıkış nedenlerini yazınız
c. Projenin ortaya çıkışında etkin rol oynayan kaynaklar kimler/nelerdir? Tanımlayın
2-Amaçlar
a. Projenin öngörülen başlangıç ve bitiş tarihlerini belirleyiniz.
b. Proje için öngörülen parasal kaynağı (bütçeyi) belirleyiniz.
c. Bu projeyle ulaşmak istenen başka hedefler varsa tanımlayınız.
i. Pazar payı artış oranı hedefi
ii. Rakipler arasındaki hedef sıra
iii. Dönemsellik kar/ciro göstergelerindeki hedefler
3-Projenin Ana Aşamaları/Projenin Kapsamı
a. Proje hangi ana aşamalardan oluşmaktadır.
4-Kısıtlar
a. Bütçe kısıtı
b. Proje süresi kısıtı
c. Aşamalara ait zaman kısıtı
d. Tedarikçi Kısıtları
e. Üretim/Hizmet kapasitesi kısıtları
f. Politik kısıtlar(devlet v.s)
5-Varsayımlar/Kabuller
a. Proje süresindeki gerçekleşmesi beklenen değişkenler ve bu değişkenlerin değerlerine ait varsayımı belirleyiniz.
i. Talep tahminleri
ii. Maliyet artış dönemlerinin ve oranlarını tahminlenmesi
iii. Teknolojik gelişmelere ait tahminler
iv. Pazara ait tahminler
v. Makro ekonomik göstergelerin tahminleri
6-Başarı kriterleri
a. Yukarıda tanımlanan kısıtlar ve varsayımlar altında belirlenen hedeflere ulaşmadaki toleranslar
i. Hedef süreden sapma toleransı
ii. Hedef bütçeden sapma toleransı
iii. Diğer hedeflerden sapma toleransı
iv. Ürünün/hizmetin işlevinde kabul edilir değişiklikler
v. Planların hedeflenen revizyon sayısı
7-Riskler
a. Proje sürecinde karşılaşabilecek riskler nelerdir?
b. Risklerin etkilenebileceği süreçler nedir?
c. Riskleri önleme planları nedir?
8-Teslimatlar
a. Hazırlanması gereken raporların, analizlerin, labr. Sonuçlarının v.b sıklığı ve içeriği nedir ve kimlere iletilecektir?
b. Projenin başlatılması veya devam ettirilmesi için gereken izinler onaylar nedir?
9-Kaynaklar
a. Projenin aşamalarında görev alacak kaynaklar veya departmanlar için görev atama matrisi var mı?
b. Gerekli/mevcut/yedek tedarikçileri tanımlanmış mı?
Proje Tanımlama Dokümanı( Örnek-2)
1-Özet
2-Ön bilgiler
* Devlet politikası ve sektörel politika
* Sektörün özellikleri
* Projeden yaralanalar ve ilgili taraflar
* Ele alınacak sorunlar
* Diğer Müdahaleler
* Mevcut belgeler(ön fizibilite)
3-Müdahale
* Projenin hedefi
* Projenin amacı
* Sonuçlar
* İşlemler
4-Varsayımlar
* Çeşitli düzeydeki varsayımlar
* Riskler ve esneklik
5-Uygulama
* Araçlar
* Organizasyon ve uygulama ilkeleri
* Zaman çizelgesi
* Maliyet tahmini ve finansman planı
*Özel koşullar ve hükümetin aldığı eşlik edici önlemler
6-Sürdürülebilirliği etkileyen faktörler
* Politika desteği
* Uygun Teknoloji,
* Çevrenin korunması,
* Sos-yo kültürel konular
* Kurumsal kapasite ve yönetim kapasitesi
* Ekonomik ve finansal analiz.
7-İzleme ve Değerlendirme
* İzleme göstergeleri
* İncelemeler ve değerlendirmeler.
8-Sonuç ve Öneriler
a. Projenin öngörülen başlangıç ve bitiş tarihlerini belirleyiniz.
b. Proje için öngörülen parasal kaynağı (bütçeyi) belirleyiniz.
c. Bu projeyle ulaşmak istenen başka hedefler varsa tanımlayınız.
i. Pazar payı artış oranı hedefi
ii. Rakipler arasındaki hedef sıra
iii. Dönemsellik kar/ciro göstergelerindeki hedefler
3-Projenin Ana Aşamaları/Projenin Kapsamı
a. Proje hangi ana aşamalardan oluşmaktadır.
4-Kısıtlar
a. Bütçe kısıtı
b. Proje süresi kısıtı
c. Aşamalara ait zaman kısıtı
d. Tedarikçi Kısıtları
e. Üretim/Hizmet kapasitesi kısıtları
f. Politik kısıtlar(devlet v.s)
5-Varsayımlar/Kabuller
a. Proje süresindeki gerçekleşmesi beklenen değişkenler ve bu değişkenlerin değerlerine ait varsayımı belirleyiniz.
i. Talep tahminleri
ii. Maliyet artış dönemlerinin ve oranlarını tahminlenmesi
iii. Teknolojik gelişmelere ait tahminler
iv. Pazara ait tahminler
v. Makro ekonomik göstergelerin tahminleri
6-Başarı kriterleri
a. Yukarıda tanımlanan kısıtlar ve varsayımlar altında belirlenen hedeflere ulaşmadaki toleranslar
i. Hedef süreden sapma toleransı
ii. Hedef bütçeden sapma toleransı
iii. Diğer hedeflerden sapma toleransı
iv. Ürünün/hizmetin işlevinde kabul edilir değişiklikler
v. Planların hedeflenen revizyon sayısı
7-Riskler
a. Proje sürecinde karşılaşabilecek riskler nelerdir?
b. Risklerin etkilenebileceği süreçler nedir?
c. Riskleri önleme planları nedir?
8-Teslimatlar
a. Hazırlanması gereken raporların, analizlerin, labr. Sonuçlarının v.b sıklığı ve içeriği nedir ve kimlere iletilecektir?
b. Projenin başlatılması veya devam ettirilmesi için gereken izinler onaylar nedir?
9-Kaynaklar
a. Projenin aşamalarında görev alacak kaynaklar veya departmanlar için görev atama matrisi var mı?
b. Gerekli/mevcut/yedek tedarikçileri tanımlanmış mı?
Proje Tanımlama Dokümanı( Örnek-2)
1-Özet
2-Ön bilgiler
* Devlet politikası ve sektörel politika
* Sektörün özellikleri
* Projeden yaralanalar ve ilgili taraflar
* Ele alınacak sorunlar
* Diğer Müdahaleler
* Mevcut belgeler(ön fizibilite)
3-Müdahale
* Projenin hedefi
* Projenin amacı
* Sonuçlar
* İşlemler
4-Varsayımlar
* Çeşitli düzeydeki varsayımlar
* Riskler ve esneklik
5-Uygulama
* Araçlar
* Organizasyon ve uygulama ilkeleri
* Zaman çizelgesi
* Maliyet tahmini ve finansman planı
*Özel koşullar ve hükümetin aldığı eşlik edici önlemler
6-Sürdürülebilirliği etkileyen faktörler
* Politika desteği
* Uygun Teknoloji,
* Çevrenin korunması,
* Sos-yo kültürel konular
* Kurumsal kapasite ve yönetim kapasitesi
* Ekonomik ve finansal analiz.
7-İzleme ve Değerlendirme
* İzleme göstergeleri
* İncelemeler ve değerlendirmeler.
8-Sonuç ve Öneriler
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder