Projelerde Risk Analizi

Proje Riski Nedir?
Projenin başarıyla tamamlanmasını engelleyici faktörlere "RİSK" adı verilir. Risk problem değildir. Problem şu anda oluşandır, risk ise problem oluşmasına sebep faktördür. Potansiyel problemlerin farkedilmesi, proje yöneticisinin buna karşılık olarak alternatif eylemler yada uyarılar getirmesini sağlar/gerektirir.
Risk Yönetimi Süreci
Proje ekibinin riskleri kontrol edebilmesi için gerekli olan prosedür planlama aşamasında yaratılarak dokümante edilir ve proje süresince de uygulanır. Risk yönetimi aşağıdaki aşamaları içerir;
*Risk tanımlama
*Risk Analizi ve Değerlendirme
*Risk - Etki Düşürme Planlama
*Riske Yanıt Geliştirme

Risk Yönetimi Planı,
1.Proje süresince riskin nasıl yönetileceğinin tanımlandığı,
2.Risk tanımlarının ve analiz aşaması da eklendiğinde çeşitli risk alanlarının yönetim sorumluluğunun,
3.Risklerin proje süresince nasıl izleneceğinin,
risk olasılık planlarının nasıl hazırlanacağının,
4.Riske karşı rezervlerin ne olacağının ve nasıl korunacağının tanımlandığı dokümandır.

Projeyi etkileyebilecek çeşitli konular vardır;
*Projede kullanılan teknoloji
*Projenin uygulandığı ortam
*Takım elemanları arasındaki ilişkiler
*Projenin organizasyon kültürüne uygunluğu
*Proje sonucunda oluşacak büyük değişiklik

Risk tanımlama projeyi etkileyebilecek riskleri belirleme ve bunların karakteristik özelliklerini dokümante etmektir.
Tüm risklerin görülmesi/farkedilmesi beklenmemelidir.

Risk Tanımlama Sorumluluğu
Risk tanımlama, proje ekibinin tümünün sorumluluğudur. Proje Yöneticisi riskleri izlemekle, takım ise tanımladığı risklerin olasılık planlarını yapmakla yükümlüdür. Risk tanımlama çoğu kez beyin fırtınası yöntemiyle yapılmaktadır. Yapılan toplantılar takım elemanlarının çeşitli perspektifleri anlamalarına ve resmin bütününü görmelerine yaramaktadır.
Risk Yönetim Tablosu (aşağıda) planlama aşamasından başlamaktadır. Programlama, bütçeleme ve kaynak planlama yapılırken farkedilen yeni riskler doğrultusunda tablo güncellenmelidir.
Proje başlangıcından itibaren düzenli olarak, Risk Yönetimi Tablosu gözden geçirilir ve farkedilen riskler eklenir.


Risklerin Dokümantasyonu
Riskler yazılı hale getirildiğinde etkilerini düşürebilmek için olasılık ölçümleri yapılabilir. İç ve dış her türlü risk izlenmelidir. İç riskler, proje ekibinin kontrolünde olan riskler(personel), dış riskler ise takıma direk etkisi olmayan risklerdir(yasal).
Risk Yönetimi Tablo Bilgileri;
Risk Kategori/Olay
Risk Yönetimi Tablosunda yol gösterici olması amacıyla kullanılmalıdır, tüm riskleri kapsamadığı unutulmamalıdır. Risk kategorileri her proje için ayrı belirlenmelidir.
Olasılık
Gerçekleşme olasılıkları belirli bir sayı aralığında (0-1) değerlendirmelidir.
Beklenen Etki
Olayın beklenen risk etkisi. Zaman kaybı beklentisi ile olasılık çarpılarak bulunur.
Önleyici Tedbirler
Riskin gerçekleşmesini önleyici tedbirlerdir. Farkedilen riske karşı, problem yaratmaması için alınan tedbirlerdir.
Düzeltici Tedbirler
Riskin etkisini minimize edici, hafifletici çözümler tanımlanmalıdır.
Yorumlar
Çeşitli bilginin ve yorumun girildiği alandır.

Risk Tanımlama Ne Zaman Gerçekleşir?
Risk tanımlama tekrarlayan bir olay olarak, bir kere yapılıp bırakılmaz. Risk tanımlama süreci proje başlangıç aşamalarında başlar ve başlangıç risk alanları tanımlanır. Planlama aşamasında ise riskler ve etki düşürme ölçümleri tanımlanır ve yazılı hale getirilir. Kaynak atama, programlama ve bütçeleme a?amaları sırasında rezervler ile ilgili planlamalar yapılır.
Riskin tanımlanması, yönetimi ve çözümü proje süresince devam eder. Proje ilerledikçe iç ve dış değişikliklerin yarattığı yeni riskler incelenir.
Risk olasılığı arttığında yada risk gerçekleştiğinde, proje yöneticisi gerçek problemle karşı karşıya kalır, tekrar planlama gündeme gelebilir. Bu noktada proje yöneticisi ve ekibi problemin etkisini değerlendirmek adına strateji geliştirirler. Yeniden planlama gerekiyorsa bütçe, program ve kaynaklarda değişiklikler yapılır.

Olasılık Planları
Olasılık planları riskler tanımlandıktan sonra eğer gerçekleşirse yapılacak eylem planını içerirler. Problem gerçekten oluşursa olasılık planı uygulanır.
Olasılık planları yol gösterici olması amacıyla beklenen en büyük 5 yada 10 risk için düzenlenirler. Büyük projelerde her aşama için belirlenmiş 5 yada 10 risk izlemeye tabi tutulur. Eğer risklere karşı rezerv ayırılmazsa proje yöneticisi risklerin hangisi probleme dönüsürse para yada zaman açığını kapatmak için üst yönetime geri döneceğini kestiremeyecektir.
Bazen gerçekçi çözümlere varılamayacak olaylara da rastlanabilir. Bu durumda da olayın gerçekleşme olasılığı azaltılmaya çalışılmalıdır. Yinede oluyorsa proje yöneticisi problemin etkilerini yansıtarak planı yeniden düzenlemelidir.

Risk Analizi Formu
1-Olası riskleri belirleyin
•
•
2-Kimin risk altında olduğunu belirleyin
•
•
3-Risk oluşma olasılığını ve ciddiyetini değerlendirin
•
•
4-Hangi kontrol mekanizmalarını kullanmalısınız
•
•
Risk Analizi Formu Kullanımı Kolay şekliyle

1-Neler ters gidebilir?
•
•
2-Kimin başına gelebilir?
•
•
3-Eğer olursa ne kadar ciddi olabilir?
•
•
4-Olmasını nasıl engelleyebiliriz?
•
•