Stratejik Planlama-5

I. PERFORMANS NEDEN ÖLÇÜLÜR ?
Misyon, vizyon, amaç ve hedeflere ulaşmada başarıya ulaşmanın ölçülebilmesi önemlidir. Sonuca dayalı bir performans ölçütü anlayışı stratejik planın en önemli unsurlarından biridir.
- Performans ölçmek iyi bir yönetim faaliyeti için gereklidir.
- Ayrıca hizmetlerin kalitesini artırır.
- Çalışanların ve yöneticilerin amaç ve hedeflere ulaşmada neyin önemli olduğuna odaklanmalarını ve karşılaştırma olanaklarını artırır.
- Bütçe incelemesi ve bütçenin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi açısından önemlidir.
- Kurumlara “kamu kaynaklarının niçin harcandığı “ sorusuna yanıt vermede yardımcı olur.

A. PERFORMANS ÖLÇÜTLERİ

- Girdi Ölçütleri : Girdiler, işgücü, materyaller, ekipman, hedef kitle gibi faktörlerdir. Hizmetin toplam maliyetini ölçmek ve kaynakların kompozisyonu hizmetlere olan talep açısından önemlidirler.
- Çıktı Ölçütleri : Herhangi bir program ya da faaliyetin düzeyini belirler. İş zamanları, hizmetlerin yerine getirilebilmesi için gerekli olan zamanın saptanmasına yardımcı olur. Programların neler ürettiğinin belirlenmesini sağlar. Ancak sınırlıdırlar, çünkü program hedeflerine ulaşılıp ulaşılamadığı konusunda ya da hizmetlerin etkinliği ve kalitesi hakkında bir bilgi vermezler.
- Getiri Ölçütleri : Elde edilen fiili sonuçları ya da programın yararını ya da etkisini ölçer. Politika yapıcılarını ilgilendirirler; ancak yeterli bilgi vermeyebilirler. Çünkü ölçüme elverişli olmayabilirler. Yalnız çıktı ölçütleriyle karıştırılmamalıdır; getiri ölçütleri programın etkin olup olmadığını belirler. Çıktı ölçütleri ise program başarısı hakkında kesin bir fikir vermez.
- Etkinlik (verimlilik) Ölçütleri : Çeşitli oranlarla ifade edilirler. Çıktı/ girdi, zaman/ çıktı, maliyet/ girdi, maliyet / getiri gibi.
- Kalite Ölçütleri: Kalite ölçütü ise paydaş bekleyişlerinin karşılanıp karşılanamadığını bize anlatır. Kalite ölçütleri arasında güvenilir olma, doğruluk, saygı, yeterlilik, ihtiyaçları karşılayabilme gibi ürün ya da hizmet ile ilgili ölçütler yer alır. Kalite eksikliği de ölçülebilir . Paydaş şikayetleri, düzeltme hataları gibi.
B. PERFORMANS ÖLÇÜTLERİNİN TANIMLANMASI
Performans ölçütleri, ölçülerin ne olduğu, verilen kaynağı ve değerin (value) hesaplanacağını içerecek şekilde açıkça tanımlamalıdır. Tanımlar anlaşılır kesin olmalı ve yoruma açık olmamalıdır. Bu yetkililerin belirli bir zaman geçtikten sonra bile doğru ve tutarlı bilgi edinmelerine olanak sağlayacaktır.
Yetkililere yardımcı olmak için, OSPB, performans ölçütleriyle ilgili uygun tüm bilgileri kayıt etmek ve açıklamak için bir sistem geliştirilmiştir ve ekte sunulmaktadır.

Ölçütleri Özet Formu el kitabının “formlar kısmını” içermektedir, kurum, program ve alt program seviyelerinin hepsinde her türlü performans ölçütü için doldurulabilir.
Bu formların kullanılması yetkililere her performans ölçütünün zaman içinde gösterdiği gelişmenin ayrıntılı bir bilgisini sunacaktır. Formlar kısmı; Performans ölçütleri için Litmus Testi, Ölçütler Grubu Çizelgesi ve Seçilmiş Kriter Matris Çizelgesini içermektedir. Her çizelge farklı süreçlerdeki performans ölçütlerinin değerlendirilmesine olanak taşımaktadır.
C. TEMEL (Baseline) PERFORMANSIN BELİRLENMESİ
Bir sonraki adım, “şu an neredeyiz” sorusuna yanıt arama aşamasıdır. “Şu an neredeyiz” sorusunun yanıtı, hedeflenen verilerle karşılaştırmaya olanak verecek, nasıl bir ilerleme ve gelişme kaydedildiği ortaya koyacaktır. Temel performans belirlenmesi için geçen bir yıllık dönemin verilerine bakmak gerekir. Eğer veri yoksa, bazı durumlarda endüstri ortalaması kullanılabilir. Öte yandan, veriler başlangıç veri tabanı oluşturmak adına toplanmalıdır.
Amaç ve Hedeflerle İlişkin Performans Ölçütlerine Bir Örnek:
Aşağıdaki örnek, amaçlar, hedefler ve performans ölçütleri arasındaki ilişkiyi göstermek için verilmiştir.
Yetişkinlere Yönelik Okuma-Yazma Kursuyla İlgili Bir Örnek :
Amaç: Yetişkin öğrencilerin okur yazarlık oranını arttırmak
Hedef: 1999 yılında 6.seviyesinin üzerinde okuyabilen yetişkin öğrenci sayısını % 25 seviyesine çıkarmak.
2000 yılında 6.seviyesinin üzerinde okuyabilen yetişkin öğrenci sayısını % 30 seviyesine çıkarmak.

2001 yılında 6.seviyesinin üzerinde okuyabilen yetişkin öğrenci sayısını % 35 seviyesine çıkarmak.
Performans ölçütleri:
Girdi: Okuma-yazma kursuna kaydolan yetişkin öğrenci sayısı
Çıktı: Kursu tamamlayan öğrenci sayısı
Sonuçlar:
1. Kurs tamamlandıktan sonra 6. seviyenin üzerinde okuyabilen öğrenci sayısı
2. Hedeflenen grubun okuryazarlık oranındaki yüzde azalma
3. Kursu tamamlayan öğrencilerin kaydolan öğrenciler içindeki yüzde payı
Etkinlik: Öğrenci başına maliyet
Kalite: Öğrencilerin Kursu 1-5 ölçeğinde değerlendirmesi

II. KIYASLAMA (BENCHMARKING)
Kıyaslama süreci, kurumun içinde veya dışında yer alan ve en iyi performansı gösterenlerin aranmasına dayanır.
Potansiyel kıyaslama ortakları şunlar olabilir:
- Önceki çalışmalar
- Ulusal kurumlardaki yayınlar
- Kurumlara verilen ödüller
- İş/hükümet yayınları ve
- İnternet

Kıyaslama süreci 4 aşamadan oluşur:.
1. Planlama aşaması:
- Çalışma alanının belirlenir
- Bir takım oluşturulur ve kaynaklar saptanır
- Çalışmak istediğiniz süreç analiz edilir
- Bilgileri toplamak için ön yöntemler geliştirilir.
Sürecin ardışıklık göstermesine gerek yoktur; fakat böyle olması önemli faktörlerin gözardı edilmediğine ilişkin iyi bir işarettir.
2. Veri toplama aşaması:
- Kıyaslama ortaklarını tanımlamak için toplanılan bilgilerin ilk bölümü kullanılır
- Strateji ve belgeler için ihtiyaç duyabilecek yeni verilerin toplanması planlanır
- Veri toplama sürecinin ikinci aşamasının tamamlanması
3. Analiz aşaması:
- Herhangi bir yeni ölçü ya da süreç uygulamaya karar vermeden önce, kurum ile kıyaslama ortakları arasındaki veri benzerliğini ölçülür.
- Belirli bir program ya da hizmet için kıyaslama sürecindeki veriler belirlendikten ve karşılaştırma yapıldıktan sonra yöneticiler ve yetkililer en iyi performans gösterenlerle aynı düzeye ulaşmak için ne kadar bir mesafede olduğunu bilirler. Beklenen performans ile gerçek performans arasında oluşan farklılık ya da “açık” gelişmeye ihtiyaç olduğunu gösterir. Kıyaslama; kurumun doruğu hedeflemesi için bir şanstır ve o hedefe ulaşmak için neler yapılması gerektiğine ilişkin yol gösterir.

4. Performans hedeflerinin belirlenmesi:
- Performans hedefleri, belirli bir zaman diliminde ulaşılmak istenen sonuçlarla ilgili tahminlerdir. Performans hedeflerinin belirlenmesi bir sanattır. Aşağıdaki ölçütler bize yardımcı olabilir.
Performans hedefleri;
- Sorumlu olan kişiler tarafından belirlenmelidir.
- Paydaşlardan sağlanan girdileri içermelidir.
- Yıllık yükselen hedefleri içermelidir.
- Kıyaslama sürecinin sonucunda ortaya konmalıdır.
- Amaç ve hedefleri karşılayabilecek gerçekçi bekleyişleri yansıtmalıdır.
- Deneyimlere ve beklentilere göre ayarlanmalıdır.
- Verimliliğe yol açmalıdır.
KIYASLAMA PROJELERİNDEKİ TUZAKLAR
Doğru şekilde uygulandığında kıyaslamanın çeşitli avantajları vardır. Ancak dezavantajları olduğunu da belirtmek gerekir.
ÇALIŞMA ALANI: Çalışma alanı projesinin çok geniş olması, odaklanmayı zorlaştıracaktır.
ZAMAN: Planlama sürecine daha fazla zaman ayrılması, kıyaslama projesinin daha başarılı olmasını sağlayacaktır. Veri toplanması için de yeterli zamanın ayrılması gereklidir.

FONLAMA: Bir projenin fon ihtiyacı, zamana, araştırmaya, veri toplamak için yapılan masraflara ve yönetsel desteğe bağlıdır.
ÖLÇÜTLER: Kamu kurumlarının genellikle raporlama ölçütleri yoktur. Farklı kamusal yapılar, muhasebe politikaları ve düzenlemeler rapor edilen performans bilgilerini etkiler
KARAR ALMA (COMMITMENT): Karar almayı sağlamak için, grup elemanlarının kıyaslama projesini kendi görevlerinin bir parçası olarak görmeleri gerekir.
İLETİŞİM: Projeye katılan herkes projenin başlamasından bitiş tarihine kadarki zaman kısıtını bilmelidir.
GÜVENİRLİLİK: Bazı ortak kurumlar kendi isimlerinin kullanılmasına izin verirken, bazıları gizli kalmalarını isterler; onların kurumunuza yardımcı oldukları gerçeğini unutmayarak gizlilik istekleri gözardı edilmemelidir.
İÇERİK: Ortak kurumların faaliyette bulundukları politik ve yasal çerçevenin farkında olunmalıdır.
AYIPLAMA (BLAME): Kıyaslama çalışmaları kurum yöneticilerinin hatalarını bulmak için kullanılmamalıdır.