Stratejik Planlama-6

HEDEFE NASIL ULAŞACAĞIZ?

• EYLEM PLANLARI


I. EYLEM PLANLARI
Eylem planları, stratejik plan sürecinin “hedefe (oraya) nasıl ulaşacağız?” Kısmını oluşturur.
Eylem planı: stratejik planı uygulamak için kullanılan stratejilerin ve adımların detaylı bir tanımıdır.
Eylem planları, kurumun amacı, hedefleri ve misyonlarını ve program ve alt programlarının başarıya ulaşması için kullanılan yöntemleri, stratejileri ayrıntılı bir şekilde açıklar. Görevler ve sorumluluklar SMART (Specific=belirli, Measurable=ölçülebilir, Aggressive/attainable=ulaşılabilir, Result-oriented=sonuç alınabilir ve Time bound=sınırlı bir sürede) adımlar şeklinde bir taslak haline getirilir. Eylem planları önemli görülen her düzeyde mümkün olan en fazla veriyi içermelidir. İşverenler ya da bireyler daha fazla ayrıntıya ihtiyaç duyulan her amacı gerçekleştirmek ve bildirmekle sorumludurlar. Bununla birlikte üst yönetim sadece çizelgede yer alan amacın gerçekleşme durumunu bilmek istemektedir.
Planın varsayımları çoğu kez eylem planına dahil edilmektedir. Planın varsayımları, stratejik planın dayandığı gelecekle ilgili bekleyişleri açıklamaktadır. Gelecekle ilgili koşullar belirgin bir şekilde değişecekse planın varsayımlarının ve tabii ki, stratejik planın yeniden gözden geçirilmesine ihtiyaç doğacaktır. Sürecin bu kısmı gelecekteki performansı anlamlı bir şekilde etkileyebilecek geçmiş deneyimler, cari faaliyetler ve projeler üzerine inşa etmiştir.
ÖRNEK: Sosyal güvenlik kurumu için örnek bir plan varsayımları şunlar olabilir:
Nüfus: Hizmetlere olan talep ülkenin nüfus artış hızına, aile yapısındaki değişikliğe ve nüfusun yaş dağılımına bağlı olarak giderek artış gösterebilir.
Ekonomi: Ekonomi iyileştikçe, işsizlik giderek azalacak, mesleki eğitim programlarına olan talep giderek düşecektir.
İdari/Yasal: Sağlık reformu yasa haline dönüştürülebilir.

Planlı varsayımları, planlama takımının amaçların gerçekleştirilmesi için uygun stratejilerin seçilmesinde yardımcı olacaktır.
II. STRATEJİLERİN OLUŞTURULMASI
Eylem planının oluşturulması için, yöneticilerin, denetçilerin (supervisons) ve diğer kilit konumda yer alan yetkililerin arzulanan hedefe nasıl başarıyla ulaşacağını belirlemeleri gerekir. Alternatif eylemlerin ya da stratejilerin maliyetleri, yararları ve olası sonuçları mutlaka karşılaştırılmalıdır. En etkili ve verimli stratejilerin seçilmesi gerekmektedir. Diğer kamu kurumlarında uygulanmış başarılı programların araştırılması da bu anlamda yardımcı olacaktır. Özel sektör kurumları da bu doğrultuda önemli bir bilgi kaynağıdır. Ayrıca kurumun içinde yer alan birimlerin ya da bölümlerin de araştırılması da verimli sonuçlara ulaşmasına yardımcı olacaktır. Benzer amaçların, hedeflerin ve prosedürlerin ödünç alınması da söz konusu olabilir. Ayrıca akademisyenlerin bilgilerinden ya da deneyimlerinden yararlanılabilir (sözgelimi, beyin fırtınası, yeni ve yaratıcı fikirlerin ortaya çıkması için en etkin yollardan biridir.)
Eylem planına karar verilmeden önce, her strateji ağırlıklandırılmalıdır. Alternatifleri test ederken şu sorulardan yararlanılabilir:
Eğer bu eylem planı uygulanırsa, belirlenen amaca ulaşmak olası mı?
Bu eylem planının beklenen maliyetleri ve yararları nelerdir?
Bu eylem planının diğer amaçlar üzerinde pozitif ya da negatif bir etkisi olacak mı?
Bu hedefin gerçekleşmesi, diğer hedeflerin başarıyla tamamlanmasına mı bağlıdır?

Bu eylem planını gerçekleştirmek için kurum organize oldu mu? Eğer olmadıysa, planın gerçekleşmesi ne gibi değişiklikler yapılmalıdır?
Eğer değişiklikler gerekliyse, bunların yapılması ne kadar bir sürede gerçekleşecektir?
Plan uygulanmaya başlandıktan sonra, süreçsel değişikliklere ihtiyaç duyacak mı? Eğer duyulacaksa, bu değişikliklerin kurum üzerinde ne gibi bir etkisi olacak?
Bu planın uygulanması için hangi adımlara (aşamalara) ihtiyaç var ve her aşamanın tamamlanması için ne kadar bir süreye ihtiyaç var?
Çeşitli stratejilerin uygulanması için ihtiyaç duyulan kaynakların da göz önünde tutulması gerekir.
Kaynak dağılımı: Stratejilerin tamamlanması ve amaçlara ulaşılabilmesi için ihtiyaç duyulan kaynakların öncelik sırasına göre belirlenmesi ve etkin dağılımın yapılması da önemlidir. Gerçekçi olmayan beklentiler yaratmak için plan kararları finansal gerçekliğe uygun bir yapıda hazırlanmalıdır. Cari politik ve ekonomik iklime bakmaksızın bütün kurumlar gelecekteki fonların kısıtlı olabileceği genel varsayımlardan hareket ederek planlarını hazırlamalıdırlar.
Her stratejinin ihtiyaç duyduğu kaynakları belirlemek için şu sorulardan yararlanılabilir:
- Eylem planını tamamlamak için bütçe, personel, tesis vb. kaynaklar yeterli mi? Değilse, ihtiyaç duyulan kaynaklar nasıl sağlanacak? Kurum içinde kaynaklar yeniden dağıtılabilir mi?
- İletişim kaynaklarına ihtiyaç duyulacaksa, bu ihtiyaçlar yıllık “İletişim Teknolojisi Planında” yer alıyor mu?
- Bu eylem planının gerçekleşmesi için ne kadar bir finansal destek gerekmekte? Ek fonlara ihtiyaç var mı?

Önce; maliyetleri, yararları, olumlu kısıtları, zaman ve kaynakları analiz ettikten sonra en uygun stratejiyi seçmek gerekir. Stratejinin başarıyla tamamlanması ve belirlenen amaca ulaşmak için ihtiyaç duyulan aşamaların belirlenmesi gerekmektedir. Bunlar, eylem planında yer alması gereken aşamalardır.
III. EYLEM PLANININ ORTAYA KONULMASI
Eylem planı, her aşamada kimin sorumlu olduğunu ve her aşamanın tamamlanacağı süreyi içerir. Eylem planı işlemler, prosedürler ve yöntemlerden oluşan bir süreçtir.
Aşağıdaki süreç, eylem planını yürütmenin bir yoludur.
1. Eylem planının uygulanması için sorumluların belirlenmesi

- Eylem planının uygulanmasının her aşamasında kim görev alacak?
- Sorumlu kim olacak?
2. Eylem planın aşamalarının ayrıntılı bir şekilde hazırlanması

- Eylem planının tamamlanmasından sorumlu olan birey ya da gruplar, eylem planının tamamen bitirilmesini sağlamak için gerekli aşamaları belirlemelidirler.
- Söz konusu aşamaların tamamlanmasından sorumlu olan kişiler ve olası başlangıç ve bitiş tarihleri öz bir şekilde açıklanmalıdır.
3. Eylem planının tamamlanması için zaman sürecinin belirlenmesi

- Eylem planı bir bütün olarak ne zaman tamamlanacak?
- Eylem planında sorumlu olan kişi ya da gruplar arzulanan zamanda planın tamamlanacağını düşünüyorlar mı?

- Bir bütün olarak eylem planı için öngörülen zaman süreci, aşamalar için belirlenen bireysel zaman süreçleriyle uygunluk gösteriyor mu? Göstermiyorsa, farklılıklar nasıl giderilebilir?
4. Eylem planı tamamlanması için ihtiyaç duyulan finansal fonların ve kaynakların belirlenmesi

- Eylem planının tamamlanmasından sorumlu olan kişi ya da gruplar plan için gerekli olan finansal fonları ve ihtiyaç duyulan kaynakları belirlemelidirler.
- Eylem planı, sermaye ve operasyonel bütçe kadar beşeri ve enformasyon kaynakları yönetimi için de giderek artan ihtiyaçlara bir temel oluşturur.
- Eylem planının aşamaları belirlenirken, eylem planı için düşünülen zaman süreci belirlenmeden önce, ara zaman dilimin de oluşturulması gerekir.
IV. EYLEM PLANININ ORGANİZE EDİLMESİ
Her amacın, hedefin ve aşamanın belirtilmesini sağlamak için numaralandırma ya da harflendirme sisteminden yararlanılması önerilmektedir. Stratejik planın oluşturulmasındaki yöntem; numaralandırma sistemidir. Örneğin.
- Amaçlar 1,2,3,4, v.b, şekilde numaralandırılır.
- Hedefler, her zaman amaca karşılık gelecek şekilde numaralandırılmalıdır.
1.1 gibi. 1.1; birinci hedefin birinci amacın altında yer aldığını ifade eder.

- Amaçlar, hangi amaç ve hedefin altında yer alıyorsa onu yansıtacak şekilde numaralandırmalıdır. 1.1.2; birinci hedefin, birinci amacın altındaki 2. aşamayı ifade etmektedir.
- Kurum planda yer alan öğelerin önceliğine karar vermezse, numaralandırma sistemi amaçların veya hedeflerin önemini göstermez.

EYLEM PLANI İÇİN BASİT BİR FORMAT
PROGRAM:..............
GÜN:.........................
Amaç:........................
Hedef:........................
Strateji:.....................

Eylem Aşamaları Sorumlu Kişiler Zaman Çizelgesi İhtiyaç Duyulan Kaynaklar