Proje Yöneticisi ve Planlama,Kontrol

Proje yöneticisi detaylı proje planının hazırlanmasında, proje liderlerinin çalışmasını yönetir. Her nekadar planlar Proje Yöneticisince onaylanır ve işleme konulursada o sonuçlarla ilgilenir. Kendi kontrolünü içeren planlar Proje Yöneticisi için en yüksek kalitedeki planlardır. Proje Yöneticisi’nin görevi burada bitmez. Değişen proje yönetimi gerekleri ve iş hayatı ile ilgili belirsizliklerin doğurduğu ihtiyaçlar düşünüldüğünde planlama sadece bir başlangıçtır.
Planlamacının ihtiyacı olan bilgiler;
- Risk analizi sonuçları
- Kaynak atamaları için temel oluşturacak, eldeki personel ve ne yapılmak istendiği
- Kariyer gelişimi ve eğitim planı gerekliliklerinin projeye dahil olanlarca başarılması
- Kalite standartları
- Kontrol beklentileri, seviye - sıklık - format
Planları Değerlendirme
Proje yöneticisinin bütünsel amacı, çalışır bir temelde planların üretilmesi ve uygun ilerleyişe sahip olmasıdır. Plan başarıyı tariflemelidir;
Proje Yöneticisinin denetlemesi gerekenler;
- Tüm aktiviteler tanımlı olmalı
- Teslim hazırlar tanımlanmalı-
-Tahminler mantıklı bir temele oturmalı
- Bağlantılar gösterilmiş ve dikkatli incelenmiş olmalı
- Kritik yol tanımlanmalı
- Haklı olasılıklar gösterilmeli
- Gözden geçirme ve kontrol noktaları net ve tahsis edilmiş olmalı
Yukarıdaki faktörlerdeki zayıflıklar büyük problemlere yol açabilir.
Temel gerekler sağlanmışsa;
- Tüm kaynakları etkin kullanılıyor mu ?
- Finansal bilgiler değerlendirilmiş midir ?
- Sürekli kontrol sağlanmış mıdır ?
- Sonradan gerçekleşenlerin parametrik bilgileri sağlanıyor mu?
Planların Birleştirilmesi
Proje Yöneticileri, çoğunlukla bir çok projeyi idare ederler, bunların bir kısmı sistem geliştirme olurken diğerleri bakım, gelişim veya destek çalışmalarının bir birleşimi olarak ortaya çıkarlar.
Proje yöneticisi bu birçok projede kullanılan kaynaklardan en fazla nasıl yararlanacağını ayarlamaktadır.İlk önce her proje olması gerektiği gibi planlanır ve kaynak atamaları yapılır. Daha sonra planlar birleştirilirler. Aynı zaman dilimine gelen işler ve kaynakların ortak olanları saptanır. Bu bileşimin en kolay yolu yazılım kullanmaktır.Birleştirme yapıldıktan sonra, etki değerlendirilir. Proje Yöneticisi fazla yada az kullanımdaki kaynakları görmek ister. Uzun ve kısa dönem ihtiyaçlar göz önüne alınarak, gelecekle ilgili zorluklar görülebilir ve uygun haraket planı yapılır.Kaynak histogramındaki dalgalanmalar düzleştirme yapılarak (smoothing) yapılarak giderilmeye çalışılır.
Kaynaklara yeniden dağılımdaki ilk yaklaşım “ birinden alıp diğerine verme ” olmaktadır. Fakat peak (yüksek nokta) ve trough (çukur)’lar sebebiyle durumun tam olarak çözülmesine olanak sağlamaz. Bu noktada mükemmelliyetçi yada idealin peşinden gitmek pek gerçekçi olmayacaktır. Bu işlem sadece akla uygun ve başarıya doğru sizi itiyorsa yapılmalıdır. Kısa dönemde özellikle tam bir özen gösterilmelidir.Diğer çözüm ise aktiviteleri bolluklarınca ötelemek, için başlama tarihini geciktirmektir. Burada unutulmaması gereken bir aktivite en geç başlama taihine itildiğinde başka bir kritik yol yaratacaktır ve bu ilgi yönünü değiştirecektir.Başka bir çözüm, bir grup göreve atanmış kaynakları birleştirmektir. Kaynak sayılarını arttırıp azaltmak eğer kaynak eforu süreyi etkiliyorsa önemli değişiklikler yapacaktır. Fakat bu durumun finansal etkilerinin iyi izlenmesi lazımdır.Unutulmaması gereken, herkesten her zaman tam iş alamazsınız. Bu yüzden kaynaklar eforları yönünden iyi tanınmalı son kararları verirken bunu dikkate almalısınız.
Yukarıdakiler ışığında görüşülmesi gerekenler;
- Projelere daha fazla kaynak
- Önceliklerde veya zaman cetvelindeki değişiklikler
- Sözleşmeci ve yazılım kullanımı
- Personel eğitimi
- İşe alma
Yukarıdaki tüm yaklaşımlar başarısız olduğu takdirde, karar verme sürecini arttırmak gerekir.En son karar aşaması, herkesin ihtiyacı ölçüsünde bilgilendirilmesi olacaktır.
Projeler başladığında, herhangi bir plan değişikliği projelerin birleştirilmiş olması sebebiyle diğerlerinide etkileyeceğinden birleştirme ve gözden geçirme süreci devamlı bir çalışma olmaktadır.
Kontol ve Proje Yöneticisi’ne İletim
Planlama aşamasında, birçok yönden elde edilecek konrol ile ilgili bilgiler proje liderlerine ve personele iletilmelidir. Proje Yöneticisi kontrol mekanizmasıyla doğru zamanda doğru bilgi akışını sağlayarak planın sürekliliğini ve pojenin başarısını garanti altına almayı amaçlar.
Proje yöneticisi ihtiyaç duyulan seviyede kontrol mekanizmasını işletir. İnilecek detay seviyesinin sorumluluğu Proje Yöneticisi’dedir.
Kontrol için kullanılan metodlar örnek olarak; zaman çizelgeleri, durum raporları ve bunlarla ilgili toplantılar verilebilir.Bir başka teknik ise MBWA (management by wandering around ) Bu yöntem her zaman “Güven Ama Kanıtla ” mantığının akılda tutulmasıyla uygulanır. Her detay kontrol edilmez, ama doğru yolda olunduğuna dair sorular gelişi güzel sorulur.
Proje yöneticisinin sorması gereken sorular;
- Neler yapılabilir ?
- Neler yapılmakta ?
- Ne kadar sürecek?
- İşin bir kısmı yada tamamı için gerekli efor nedir ?
- Öngörülen olasılıkların bugüne kadar ne kadarı gerçekleşti ?
- Çözüm önerileriniz nelerdir ? (problem anında )
Son şık önemlidir. Proje liderlerini çözüm önerileri getirmek konusunda teşvik etmelisiniz. Sadece problemleri yansıtan kişiler olmamalıdırlar.
Bütün yönlerden, Proje Yöneticisi’nin rolü ortaya çıkabilecek sapmaları tanımlamak, bu sapmaların büyüklük ve etkilerini değerlendirmek, ne yapılacağı ile ilgili kararların verileceği seviyeleri kararlaştırmak, proje lideri ile üst yönetim arasındaki iletişimi sağlamaktır. Ayrıca proje ilerleyişinde ortaya çıkan değişikliklerin tüm ilgililere duyurulması ve proje ekibi içindeki iletişimin sağlıklı yapılması proje yöneticisinin sorumluluğudur.
Yönetime raporlama
Proje yönetiminin doğası teknik sorumluluktan çok yöresel bir soumluluktur. Sonuç olarak Proje Yöneticisi üst yönetimin anlayacağı bir dilde iletişim kurmak durumundadır.
Bu durumda söylenecekler;
- Nasıl yapıyoruz ?
- Nasıl gidiyor ?
- Ne kadara mal olacak ?
- Gelecekle ilgili finansal değişiklik beklentisi var mı ?
- Kaynak ihtiyacı olacak mı?
- Tüm bunlar ROI (Return an Investment) Yatırımın geri dönüşü adına ne anlama geliyor ?
Poje yöneticisi yukarıdaki sorulara cevap niteliğinde durum raporları hazırlayacaktır.
Genellikle 6 ayı temel alan bir raporlamada;
- Geçmiş ayın gerçekleşmeleri
- Geçmiş ay tahminleri
- Mevcut durum öngörüleri-
- Gelecek 5 aylık durumun ne gözüktüğü
- Bugüne kadar ki kümülatif değerler
- Sapmalar
- Planlanan
- Gerçekleşen
- Gelecekle ilgili beklentiler
Bir diğer raporda ise;
- Tiplerine göre kaynak ihtiyacı (Ör. programcı)
- Bu kaynakların maliyet tutarı
- Gerçekleşen ek harcamalar (Ör. yolculuk)
- Finansal revizyon
Bugüne kadarki kümülatif değerler ve bitimde beklenen öngörüsüde mutlaka olmalıdır.
Proje yöneticisi harcama dönemiyle ilgili gelişmeleri inceleyebilmeli değişiklik durumlarında gerekli uygulamayı yapmalıdır.