Proje Yürütücüsü ve Finans

Proje Yürütücüsü ve Finans
Organizasyonlar, doğru kararlar almak istiyorlarsa, işletme ve yönetim kararlarının finasal değerlendirmelerini sadece muhasebecilere ve uzmanlara bırakmamalıdırlar.
Bu kararlarda yer almak proje yöneticisi için çok önemlidir. Proje Yöneticisi detaylı bir hesaplama bilgisine ve muhasebe tekniklerine gerek olmadan hesapları ve finansal analizleri yorumlayabilmelidir.’, ‘Muhasebeciler, işletmedeki mali çalışmaları mistik ve karmaşık göstererek, finansla uğraşmayı insanlara uzmanlık gerektirdiğini göstermeye çalışıp korkuturlar. Bu konudaki bilgisizliğin genel akılcı bir yöntemle bağlantılanması Proje Yöneticisi’nin etkin çalışması için yeterlidir.
Finansal Muhasebeye Genel Bakış
İki temel amacı vardır,
1- Yasal gereksinimlerin karşılanması
2- İşletmenin değerlerinin ve güçlü yanlarının kaydının tutulması400 yılı aşkın bir süredir var olan finansal muhasebe, para saymak olan ilk tanımından bu güne geldiğimizde görev tanımı oldukça değişmiştir;
-Şirket fonlarının yönetimi
-Dış varlıklarının idaresi
-Yönetime bilgi sağlamak
Finansal muhasebe sistemi kayıtlar ve yorumlarını nakit dönemlerini işlemleri ve finansal olayları sınıflandırır. Şu alt başlıklara bölünebilir,
1- Nakit
2- Kayıtlar
3- Bilgi
Finansal muhasebe en azından şu aşağıdaki alanları içerir ;
1- Satış muhasebesi - Kime, ne zaman, ne satıldı
2- Satınalama muhasebesi - Kimden, ne zaman, ne satın alındı
3- Ödeme Muhasebesi - Kime, ne zaman, ne ödendi
Finansal muhasebe, işin yapısından bağımsız bazı bileşenlere sahiptir.
1- Günlük defter
2- Yevmiye
3- Büyük Defter
4- Mizan
5- Bilânço
6- Kar-Zarar
YÖNETİM MUHASEBESİ
Yönetim muhasebesi çalışılan teknikler açısından finansal muhasebeden farklıdır. Mali muhasebe geçmişte olanlara odaklanıp bunları raporlarken, yönetim muhasebesi geçmiş performansı değerlendirip gelecek tahminlerini yapmakta kullanır.
Yönetim muhasebesi aşağıdaki fonksiyonlar eklendiğinde kullanılır;
· Şirket karlarının ve zararlarının doğru olarak belirlenmesi, bir dönemin sonunda varlıkların ve borçların değerlendirilmesi.· Kontrol işlemlerinde maksimum verimliliği sağlayacak bilgi üretme· Yönetime planlama ve karar vermede yardımcı olmaktır.
Yönetim muhasebesinin yükselişi 1950’nin başlarında İngiltere’de yönetime, politika üretim ve işler ilerlerken etkin olmada yardımcı olma amacıyla başlamıştır.Yönetim muhasebesi amaçlarını gerçekleştirmek için aşağıdaki teknikler kullanılır.
· Mali muhasebe
· Maliyet muhasebesi
· Karar muhasebesi
· Tahminlendirme
· Ürün fiyatlandırma
· Karlılık analizi
· Sermaye yatırım değerlendirme
Yönetim muhasebesi, planlama, karar verme ve işletme aktivitelerini kontrol etmede işletme yönetiminin tüm seviyelerine yardımcı olmak için kullanılan muhasebe teknikleri uygulamasıdır.
Yönetim muhasebesi sürekli bir süreçtir;
1.Performansın ölçümü ve analizi
2.Gelecek ortamın izlenmesi
3.Amaçların geliştirilmesi
4. İş stratejisiyle birleştirme
5.Stratejinin operasyonel taktiklere dönüştürülmesi
6.Eylem planlarının ve Bütçelerin geliştirilmesi



1) Performans aşağıdaki alanlarda ölçülür.
· Ürün performansı
· Hizmet performansı
· Bölüm performansı
· Dağıtım performansı
· Aktivite performansı
2) Gelecek ortamların (çevre şartlarının) incelenmesi;
piyasadaki trendler, potansiyel beklentiler, teknolojik ve nüfus trendleridir.
3) Amaçların geliştirilmesi; geçmişte işlerin nasıl başarıldığı, bu tip bir işin gelecekte potansiyel yaratıp, yaratmayacağı ve gelecekte kendimizi görmek istediğimiz yer tanımlanır.
4) İşletme stratejisiyle katılım sağlama
5) Stratejiyi operasyonel taktiklere dönüştürme
6) Eylem planlarını ve bütçeyi geliştirme yönetim muhasebesinin yardımcılığında yürütülen iş planlama hiyerarşisine örnek oluştururlar. İşletme planını yönetim muhasebesi dışında etkileyen başka faktörlerde mevcuttur.

Bütçeler ve Bütçesel Kontrol:
Bütçenin amacı bir planın getirisi ve uygulanması için gerekli finansal kaynakları parasal değerler olarak göstermektedir. Gerçek sonuçlarla karşılaştırma açısından bütçeler bir kontrol aracıdır. Burada önemli olan bütçelemeyi yanlış bir yoldan yapmamak ve oyun olarak görmemek, ciddi almaktır.
Yanlış bir kullanımda bütçeler sınırlayıcı bir hale gelirler ve mevcut kaynakları kısıtlarlar. Unutulmamalıdır ki bütçeler sadece iyi tahminlerdir ve gerçek olaylarla nadiren eşleşirler.
Bir oyun gibi ciddiye alınmadıklarında zayıf performans ve fazla harcamaları teşvik eden anlamsız çalışmalara dönüşürler. Oysa bütçe oyununun kuralları farklıdır;
-Bütçeye ekle ve gerçekten ihtiyacın olup olmadığı konusunda endişelen.
-Bütçelerin çok altında kalmayın yada bir dahaki sefere bu kadar ayırmayın
-Bir öncekinden daha düşük bütçeyi kabul etmeyin-
Kırmızı kalemi unutma. Yaptıkları değişikliğin etkilerini düşünmeden bütçeyle oynayan üst yönetim Tüm bunların ışığı altında proje yöneticisi bütçelemeyi efektif bir kontrol aracı olarak kullanmalıdır.
Bütçeyi maliyetle karıştırmamak gerekir. Maliyet anlık bir işlemken, bütçe dönemsel bir maliyet içerir. Bütçede aynı zamanda gelirde gösterilir.

Bir bütçede bulunması gerekenler ;
- Zaman çatısı (dönem)
-Maliyet tahminleri
-Değişken maliyetler
-Sabit maliyetle
-Etkilenenlerle iletişim
-Yönetimin onayı
-Kontrol metodu

Değişken maliyetler - Aktivitenin içeriğine göre değişen maliyetlerdir. (ÖR. Personel ücreti) Değişken maliyet tahminleri için proje planları en iyi kaynaktır.
Sabit maliyetler - Toplamı bilinen veya önceden tahmin edilebilen ve değişmeyecek maliyetlerdir. (ekipman) Sabit maliyetler satıcılardan, medya ve eski projelerden temin edilebilir.

Bütçe kontrol döngüsü

Bütçe kontrol mekanizmasında;
-Temel Bütçe
-Kaynak tüketimi kayıt mekanizması
-Planlananlarla gerçekleşenleri kıyaslama metodu
-Sapma hesabı, nedenleri, olası düzeltici faaliyetler
-Yeni bilgiler ışığında revizyon
-Onaylanan işlemlerin uygulanması

Bütçeleme organizasyonun çeşitli seviyelerinde yapılır;
-Kollektif bütçe
-Firma bütçesi
-Departman bütçesi
-Program bütçesi
-Proje bütçesi
Proje Yöneticisi en az üçüyle ilgilidir.
Nakit Akışı
Nakit akışları gelir ve giderler açısından en iyi planlama ve kontrol mekanizmasıdır. Amaç, büyük finansal taahütlerin uygun formlarla gerçekleştirilmesidir.
Proje yöneticisi nakit akışı üzerindeki sorumluluğu almalı, projenin tamamlanması ve devamı için hangi formların ne zaman gerekli olduğu ve işletme üzerindeki genel etkisini değerlendirmelidir. Projenin tipi ve süresine göre nakit akış tablosu zaman birimi belirlenir.

Proje yöneticisi nakit akış tablosunu;
-Bütçelemeye girdi olarak
-Uygun fon taahhütlerini elde etmeye yönelik mekanizma
-Proje gereklilikleri için girdi temini
-Kontrol harcamaları için mekanizma olarak kullanır.